Domanda

Per quanto tempo le ASL e le Aziende ospedaliere sono tenute a conservare la documentazione medica?

Risposta

Il Servizio II - Tutela e conservazione del patrimonio archivistico, della Direzione Generale Archivi, ha redatto il Prontuario di selezione per gli archivi delle Aziende Sanitarie Locali e delle Aziende Ospedaliere, che reca indicazioni sui tempi di conservazione dei documenti generati e/o custoditi da Aziende sanitarie pubbliche ed accreditate. Dopo analitica ricognizione delle tipologie documentali presenti in aziende sanitarie pubbliche, sono stati definiti i criteri per la determinazione del periodo minimo di conservazione, demandando ai diversi livelli istituzionali coinvolti l’eventuale decisione sull’estensione del lasso temporale di mantenimento. Nell’individuazione del tempo minimo si è tenuto conto di:

• disposti normativi nazionali - in carenza di fonti normative nazionali, si è talvolta tratta ispirazione da fonti normative regionali

• pareri di organismi tecnici

• pronunce giurisprudenziali

• contributi dottrinari

Il periodo temporale minimo indicato deve ritenersi applicabile a tutta la documentazione prodotta e conservata nei luoghi da individuare a cura di ogni azienda, rimettendo alle scelte organizzative interne alle aziende stesse la decisione riguardante la custodia di ulteriori esemplari dei documenti. I tempi previsti sono riferibili sia a documenti su supporto "tradizionale" – carta, microfilm,…- sia a quelli elettronici – ab origine o successivamente a conversione da supporto tradizionale - per i quali trovano applicazione specifiche regole tecniche.
Il Prontuario si presenta come strumento di ausilio per le aziende sanitarie, mediante individuazione delle tipologie di documenti con relativo tempo di conservazione. L’individuazione dei documenti da conservare perennemente è affidata dalla normativa vigente all'Amministrazione archivistica statale, attraverso i competenti organi del Ministero per i Beni e le Attività Culturali; ne consegue che le "voci" del Prontuario che prevedono la conservazione illimitata sono da intendersi come tassative.

Aggiornata il 31/01/2012 da FormezPA